martes, 23 de noviembre de 2010

TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION


TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION.
Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.


LA ENTREVISTA
La entrevista es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.
Preparación de la Entrevista
  1. Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
  2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los necesarios (Organización).
  3. Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
  4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
  5. Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).
Conducción de la Entrevista
  1. Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio Honestidad.
  2. Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
  3. Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
  4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).
  5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
  6. Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
  7. Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.
  8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).
Secuela de la Entrevista
1.      Escribir los resultados ( Documentación).
2.      Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).
ENCUESTA
"encuesta" se usa más frecuentemente para describir un método de obtener información de una muestra de individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo una fracción de la población bajo estudio.
Por ejemplo, antes de una elección, una muestra de electores es interrogada para determinar cómo los candidatos y los asuntos son percibidos por el público… un fabricante hace una encuesta al mercado potencial antes de introducir un nuevo producto… una entidad del gobierno comisiona una encuesta para obtener información para evaluar legislación existente o para preparar y proponer nueva legislación.
No tan sólo las encuestas tienen una gran variedad de propósitos, sino que también pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo por teléfono, por correo o en persona.
Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes completamente anónimos, tal como tablas y gráficas estadísticas.
Las encuestas pueden ser clasificadas por su método de recolección de datos. Las encuestas por correo, telefónicas y entrevistas en persona son las más comunes

CUESTIONARIOS
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.
Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas más honesta (y menos respuestas pre hechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar dato más confiable
LA OBSERVACION
Consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuánto tiempo toma, dónde se hace y por qué se hace.

DIAGRAMA DE FLUJO
Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeño puede agregar niveles según sea necesario durante el proyecto
¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?
Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
DICCIONARIOS DE DATOS
Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos.

CONCLUSIÓN
La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a cabo por medio
de entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de información logrando sus metas y objetivos.
El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a través de las herramientas antes mencionada.
La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operación desde el Presidente o el Jefe de Operaciones.
Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los casuales.
El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un consenso, siendo un canal de comunicación poco limitado, el analista debe determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las respuestas y formular el cuestionario.
La observación, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene una aceptación científica.
El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un resultado en una empresa.
El diccionario de datos, se aplica para la examinación de los diagramas de flujos de datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.


¿Qué son los diagramas de flujo?
Los diagramas de flujo (o flujo gramas) son diagramas que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción.
Ventajas de los Diagramas de Flujo
Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.
Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reproceso, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
*        Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

¿Qué Símbolos se Emplean en los Diagramas de Flujo?
Los símbolos tienen significados específicos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas.
Los símbolos más comunes son :

  • Óvalo: Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).
  • Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos).
  • Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).
  • Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).
  • Triangulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).
  • Triangulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).
  • Desarrollo del Diagrama de Flujo
    Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo :
    Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.Definir que se espera obtener del diagrama de flujo.
    Identificar quién lo empleará y cómo.
    Establecer el nivel de detalle requerido.
    Determinar los límites del proceso a describir.
    Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son :
    Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
    Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
    Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
    Identificar y listar los puntos de decisión.
    Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
    Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido. 
  • Herramientas 
  • Y por último, no olvide la secuencia:
    POLÍTICA --> OBJETIVOS --> ACCIONES para conseguir los objetivos
    Que traducido popularmente podríamos resumir como:
    Qué es lo importante --> Qué queremos mejorar para conseguirlo --> Qué vamos a hacer para mejorar.
    Herramientas del Diagrama de flujo
    Los flujo gramas o diagramas de flujo son herramientas de:
    a. Selección.
    b. Medición.
    c. Análisis.*







EDraw es un nuevo software de diagramas de flujo, que crea flujogramas y organigramas con mínima pérdida de tiempo para Ud. Soporta flujogramas básicos, organigramas, gráficos de negocios, diagramas HR, diagramas de flujo de trabajo, diagramas de flujo de programación y diagramas de red.
10 Razones para usar EDraw:
1. Fácil de aprender, fácil de usar. El dibujo no necesita comenzar desde cero. Sólo arrastre las formas predefinidas desde el panel de librería y suéltelas en su página. El dibujo nunca pudo ser más fácil!
2. Plantillas enriquecidas predibujadas. Incluye flujogramas básicos, diagramas de organización, diagramas comerciales, diagrama hr, diagramas de trabajo, diagramas de programación y diagramas de diseño de red.
3. Ejemplos típicos. Ofrece el almacén de ejemplos para coleccionar, administrar varios tipos de trabajos de excelencia.
4. Potentes funciones. No se requiere habilidades artísticas. Lo que ve es lo que obtiene. Cree diagramas profesionales con mínimas pérdidas de tiempo para Ud. Automáticamente alinea y ordena todo para que se vea bien.
5. Hermoso estilo. Provee abundantes flechas, estilos de línea, rellenos degradados y texturas para cada objeto. La paleta de colores predefinida y de estilos le da más creatividad.
6. Trabaje fácilmente con otros programas. Haciendo un click en botones puede importar archivos de Word, Excel y Equation. Inserte su gráfico EDraw en otro documento en sólo minutos.
7. Formato de archivo XML. Soporte para guardar formatos gráficos comunes, impresión visual (lo que ve es lo que obtiene). Exportación extendida a EMF, WMF, SVG, PDF, HTML, Multiply Tiff y SlideShow.
8. Conexión rápida. Conexión de las formas con líneas de conexión inteligentes que mantienen flujos y relaciones fácilmente.
9. Actualización en vivo le notifica cuando una nueva versión o nuevas plantillas están disponibles para su descarga. Puede descargar la nueva versión directamente desde el programa. Es gratis, para siempre.
10. Gran ahorro de dinero.













No hay comentarios:

Publicar un comentario